С.В. Дроков, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Методологические аспекты обеспечения сохранности и уничтожения заявлений (запросов) на предоставление услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг

Аннотация: Анализируется практика регулирующего воздействия законодательства и нормативно-правовых актов, содержащих стандартные базовые требования и знания о документировании, документообороте, оперативном хранении и использовании документов, созданных, полученных и сохраняемых в качестве доказательства и актива, подтверждающих правовые обязательства, на деятельность многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Рассматриваются примеры последствий искусственного вывода из контура единого порядка делопроизводства МФЦ методологических аспектов обеспечения сохранности и уничтожения заявлений (запросов) на предоставление услуг. Приводятся ключевые сегменты оперативной сохранности документов, сопряженных с операционным риском. Подчеркивается, что первичные действия МФЦ должны носить не характер ожидания дополнительных разъяснений, а действенные мероприятия, направленные на расчет экономической сущности риска и программный переход на современные технологии учета, хранения и использования электронных документов. Раскрываются компоненты программы структурированного хранения электронных документов МФЦ, а также элементы спланированного и скоординированного набора принципов, процедур и мероприятий, необходимых для обеспечения эффективного и систематического контроля за созданием, получением, хранением, использованием и уничтожением документов в качестве свидетельств деятельности МФЦ. Констатируется взаимозависимость активности МФЦ по применению профессиональных стандартов – документов, устанавливающих требования к знаниям, умениям, компетенциям, системе ценностей и личным качествам, с выполнением процессов документирования, управления, сохранности создаваемой МФЦ информации и ее систем.

Ключевые слова: документ, документирование, документооборот, единый делопроизводственный процесс, запрос услуги, использование документов, классификация файлов, многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг, оперативное хранение документов, порядок делопроизводства, принцип «одного окна», проверки, профессиональный стандарт, риск, структурированная сохранность электронных документов, управление рисками, услуги, электронные документы.